12 Erfolgsfaktoren für die Weiterentwicklung des Projektmanagements.

Die Weiterentwicklung von Projektmanagement in Unternehmen gelingt am besten erfahrungsbasiert. Wir haben hier einmal 12 erfahrungsbasierte Faktoren zusammengestellt, die unseren Projekten immer eine große Rolle gespielt haben. 

Gerne steigen wir mit Ihnen in einen fachlichen Diskurs über diese und weitere Erfolgsfaktoren ein. Wir freuen uns darauf von Ihnen zu hören, sprechen Sie uns gerne an (Kontaktdaten finden Sie am unteren Ende dieser Seite).


 

#1 Projektmanagement im Takt des Unternehmens weiterentwickeln
Das Projektmanagement muss sich in die Management- und Wertschöpfungsprozesse eines Unternehmens nahtlos einfügen lassen. Daran besteht kein Zweifel. Die Einführung von Projektmanagement muss sich aber auch an der Veränderungsbereitschaft und Anpassungsmöglichkeit der Menschen in einem Unternehmen orientieren. Und das hat viel mit den Erwartungen und Wünschen der Menschen auf allen Hierarchieebenen und dem Takt der Veränderung zu tun. Es gilt, diese Erwartungen, die Wünsche und den möglichen Takt der Veränderung zu verstehen, um das Projektmanagement weiterzuentwickeln und eine Projektkultur zu etablieren.

#2 Der Nutzen von Projektmanagement muss auf allen Ebene sichtbar und spürbar sein
Niemand glaubt, dass etwas besser oder richtig ist, bis zu dem Zeitpunkt, wo man es konkret sieht. Deshalb bietet es sich an, das Konzept und die Herangehensweise eines weiterentwickelten Projektmanagements anhand von kleinen Veränderungen mit kleinen Erfolgen (Quick Wins), Pilotprojekten oder einem Pilotprogramm unter Beweis zu stellen. Typischerweise wirkt dann die Mundpropaganda/ der Flurfunk, der die Vorteile und den Nutzen der neuen Herangehensweisen kommuniziert und Akzeptanz erzeugt.

#3 Best Pracitces ja, aber…
Die Verwendung und die Orientierung an “Best Practices” und Methoden- oder Branchenstandards als Standard ist nicht immer zielführend. Das, was in einem Unternehmen oder einer Branche gut läuft, mag in einem anderen Umfeld scheitern oder sogar kontraproduktiv sein. Der Anspruch muss sein, für ein Unternehmen einen Standard zu definieren, der passt. Sinnvollerweise orientiert an Standards und Erfahrungen, aber nie als einfache Kopie eines Best Practices.

#4 Modern, wirksam und ansprechend, aber immer einfach
Tools, Werkzeuge und Vorlagen sind wichtig und helfen insbesondere dabei, den Vorgaben im Projektmanagement zu folgen und vor allem auch die Datenmengen zu verarbeiten, die in einem guten Projektmanagement typischerweise anfallen. Gerade, wenn die Reife des Projektmanagements im Unternehmen angehoben werden soll, ist es wichtig, darauf zu achten, dass die Tools, Werkzeuge und Vorlagen einfach gehalten sind, dabei aber ansprechend wirken („Das Auge isst mit“) und ggf. sogar Spaß machen, sie zu nutzen.

#5 Projektmanagement immer als einfachen Prozess
Es gibt wahrscheinlich eine positive Korrelation zwischen dem Umfang eines Projektmanagementprozesses und seiner Ablehnung. Je komplizierter ein Prozess im Projektmanagement ist, desto weniger Menschen werden hinter ihm stehen und das Ganze als zu groß, zu kompliziert, zu unpassend bewerten. Gute Projektmanagementprozesse sind solche, die einfach und skalierbar sind, so dass z.B. nur die für ein bestimmtes Projekt geeigneten Aktivitäten durchgeführt werden müssen. Mit der Zeit gewinnen alle definierten Projektmanagement-Prozesse an Reife, zu Beginn sollte dieser so einfach wie möglich sein.

#6 Projektmanagement als Projekt
Es klingt trivial, aber die Einführung von Projektmanagement in Unternehmen ist selbst ein Projekt und sollte ganz bewusst auch konsequent als solches gesteuert werden – von der Zielfindung und die Initiierung, über die Planung und Durchführung bis hin zum Abschluss. Zum einen kann hieran sehr gut erprobt werden, was im Unternehmen funktionieren kann und auf Zustimmung stößt, zum anderen kann man die Weiterentwicklung von Projektmanagement auch als Leuchtturmprojekt zeigen, gerade auch in Richtung der Führungsebenen, Geschäftsführung und Projektsponsoren.

#7 Praktische Unterstützung im Projektmanagement
Viele Initiativen zur Weiterentwicklung von Projektmanagement-Ansätzen scheitern, weil die neuen Verfahren, Tools und Werkzeuge auf den ersten Blick für die Menschen mehr Aufwand und mehr Arbeit bedeuten und auf den oberflächlichen, schnellen Blick zu kompliziert wirken. Das ist menschlich. Um so wichtiger ist es, die Weiterentwicklung im Projektmanagement mit Angeboten zur praktischen Unterstützung zu untermauern, z.B. das gemeinsame Aufplanen eines Projektes in dem neuen Tool, das moderierte Füllen eines Statusberichtes oder die gemeinsame Interpretation von Finanzreports zu dem Projektportfolio XY. Die menschliche Interaktion, die Kommunikation und die Möglichkeit, direkt Fragen zu stellen, helfen, Akzeptanz zu erzeugen.

#8 Es gibt keine „grüne Wiese“ im Projektmanagement
Oft wird gesagt, man könne Projektmanagement auf der „grünen Wiese“ aufbauen und entwickeln, weil ja „eh nichts da ist“. Diese Aussage ist in keinem einzigen Fall bisher richtig gewesen. Die „grüne Wiese“ suggeriert, dass keine Verfahren, keine Festlegungen, keine Tools und ein „Garnichts“ im Kontext Projektmanagement vorhanden sei. Das ist aber nicht so, denn selbst wenn formal vielleicht nichts etabliert ist, so sind es doch die Menschen, die da sind und diese haben in der Regel Erfahrungen im Projektmanagement. Insofern ist selbst in Unternehmen, die vermeintlich kein Projektmanagement haben, in der Regel viel und unterschiedliches Projektmanagement-Know-How durch die Menschen vorhanden. Dies gilt es, zu identifizieren, bewusst zu nutzen und in eine gemeinsame Richtung zu entwickeln.

#9 Das Neue braucht ein Gesicht (oder Gesichter)
Projektmanagement kommt oft technokratisch, bürokratisch, sehr trocken und vergleichbar mit den endlosen Ausführungen zur Straßenverkehrsordnung daher. Projektmanagement in Unternehmen hat in der Regel – im wahrsten Sinne des Wortes – kein „Gesicht“. Aber ohne „Gesicht“ gehen auch Verbindlichkeit und Motivation verloren, den Projektmanagement-Vorgaben zu folgen. Insofern macht es erfahrungsgemäß Sinn, im Unternehmen jemanden als Person zu haben, der für das Projektmanagement steht, den man ansprechen kann, der die Weiterentwicklung und Evaluation der Prozesse, Tools, Werkzeuge usw. fest im Blick hat. Es ist menschlich, dass man verbindlicher und aufmerksamer ist, wenn hinter allem ein Mensch steht, statt nur Checklisten, Verfahrensanweisungen und Texte kommuniziert werden.

#10 Visuell ist gut und lebendig
Die Komplexität und Beschleunigung in den Projekten wird immer höher, die Aufmerksamkeitsspanne bei den Menschen aber gleichzeitig immer kleiner. Deshalb wird ein Projektmanagement, das auf umfangreiche Textdokumente und „Lesestoff“ fußt, sicher nicht auf Gegenliebe stoßen. Aber ein Projektmanagement, das über Dashboards, Poster, „Canvas‘se“, Steckbriefe, lebendige Formate der Zusammenarbeit und Webplattformen setzt und ggf. auch spielerisch daherkommt wird deutlich an Akzeptanz gewinnen. Und je mehr Akzeptanz, vielleicht sogar Spaß dabei entsteht, sich mit dem Projektmanagement zu befassen und seine Projekte professionell im Sinne des Standards zu steuern, um so wertvoller und erfolgreicher ist das Projektmanagement.

Ein “Evergreen”-Beispiel: Lernlandkarte Projektmanagement , veröffentlicht bei Neuland.

#11 Projektmanagement und Strategie zusammendenken
Projekte sind kein Selbstzweck, sondern ermöglichen im besten Falle die Vision und die Ziele eines Unternehmens in operatives Handeln zu übersetzen. Deshalb sollte Projektmanagement personell und inhaltlich immer mit der Visions- und Strategiearbeit vernetzt gedacht und gemacht werden. Gerade im Portfoliomanagement sind die Fragen immer wieder zu beantworten, ob mit welchem Beitrag die Projekte im Unternehmen auf die Vision, die Ziele und Strategien einzahlen und welche Projekte ggf. notwendig sind, um die Vision, die Ziele und Strategien zu unterstützen. Projekte ohne Strategiebezug sollte es nicht geben, dafür sorgt ein gutes Projektmanagement.

#12 Humor macht vieles möglich
Wir haben die Erfahrung gemacht, dass Humor und Lachen bei der Weiterentwicklung des Projektmanagements wie bei Veränderungen jeglicher Art wahre Wunder ermöglichen. Menschen öffnen sich, Menschen fühlen sich verstanden, Menschen spüren eine emotionale Seite an sich. Vor dem Hintergrund versuchen wir immer, eine gewisse Leichtigkeit bei allen noch so „trockenen“ Themen zu vermitteln, ohne die Ernsthaftigkeit dabei zu verlieren. Am Ende soll der Weiterentwicklungs- und Veränderungsprozess als etwas Positives in Erinnerung bleiben, was auch Spaß machen durfte.

Autor des Beitrags:
Jochen Schuchardt

Tel.: +49 201 – 61 61 75 36

Mail: j.schuchardt [a t] bildwerkk.de

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